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IT支撐系統需求評估方法

時間: 2014-08-31 01:43 來源: 郵電設計技術

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0 前言

近年來,電信運營商間的全業務競爭日趨激烈。作為運營管理系統,IT支撐系統在產品運營、客戶管理、市場挖掘、決策分析等方面為企業提供支撐,承擔著企業低成本、高效運行重責,IT系統建設需求及需求規范管理日益凸顯。

1 需求管理基本概念

這里的需求,是指為實現某個業務能力或管理能力,IT系統需具備的條件和能力。

1.1 需求管理現狀與管理目標

經調查發現,各大電信運營商在IT系統建設需求管理方面都存在著不少問題。例如:申報格式不統一、需求描述不到位、審批流程不統一、評估僅憑個人經驗、無統一的項目建議書格式和內容要求、評估方法不合理及業務功能重復建設等。

通過需求的規范管理,為IT系統建設提供統一的需求申報模板、審批流程、評估標準,以對建設項目的必要性、緊急性及方案進行評估,切實發揮IT系統在企業運營管理中的核心作用。

1.2 需求項目分類

IT系統建設需求項目按規模可分為以下3類。

a) 大型。成本估算大于500萬元。

b) 中型。成本估算為100~500萬元。

c) 小型。成本估算小于100萬元。

2 需求管理框架和評估模型

2.1 需求管理框架

需求管理框架見圖1。

IT支撐系統需求評估方法

a) 需求提報。通過標準需求提報模板,引導需求描述的準確性和全面性,為需求評估收集必要信息。

b) 需求評估。使用需求評估標準,對需求的成本、效益、系統等方面進行全面評估,決定是否支持該需求問題。

c) 實施策略。根據需求內容和評估結果,制定詳細實施策略(如在哪個系統實現、何時及如何實現等)。

d) 需求審批。需求評估和實施策略判定結果需經過相關領導審批,以確定最終結果。

e) 流程圖。闡述對應階段涉及的流程和說明。

f) 工具。介紹對應階段使用的工具(如需求申報模板、評估模型等)。

g) 組織。描述對應階段涉及的組織和角色職能。

h) 關鍵績效指標(KPI)。提供KPI評價標準,以控制和判定對應階段工作質量。

2.2 評估模型

需求評估模型見圖2。

IT支撐系統需求評估方法

a) 指標體系。采用層級方式,系統、分解地羅列了需求評估的各項關鍵考慮因素。

b) 需求判定評分模板。為對業務需求在三級指標上的實際情況進行調查評分,需設計詳細的評分模板。

c) 評分規則。評分指標是針對三級指標的評分標準,每個三級指標滿分為5分,針對不同類型的評分指標采用了不同的評分標準。評分指標給出了每個層級需滿足的詳細指標描述。根據業務需求模板判斷需求對詳細指標的滿足情況,得出該需求的三級指標評分。

d) 指標權重。指標權重是由下級向上級指標進行匯總時,用于體現不同層級指標具有不同的重要程度。

下面對指標權重層次分析法做一簡要介紹。

在現實生活中,往往會遇到一些需要決策的問題。在決策者作出最后決策前,需考慮多方因素或判斷準則。層次分析法是將復雜的決策系統層次化,通過逐層比較各種關聯因素的重要性,最終得出各因素間的權重關系。層次分析法通常采取如下步驟。

a) 提出待解決的問題,它是分析問題的預定目標或理想結果。

b) 解決問題所需的準則、子準則等。

c) 實現目標所涉及的中間環節可能由若干個層次組成。

d) 兩兩比較要素的相互重要性,得出每一對因素重要性的判斷,從而構成判斷矩陣。

e) 求解判斷矩陣的最大特征值所對應的特征向量,就可得出這一組要素的權重。

圖3列出了指標權重案例,以決策是否要建設IT系統。本案例取

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(本例取技術、成本、效益)為評估要素,運用N階(本例為3階)矩陣法,確定N個(本例為3個)因素的權重。

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3 需求管理實現

3.1 需求提報

通過標準的需求提報模板,引導需求描述的準確性和全面性,為需求評估收集必要信息。

a) 需求提報可由業務部門發起,也可由IT部門發起。由業務部門發起時,需經IT部門初步審核。

b) IT部門若判定業務部門需求不需立項新建,則進入需求變更流程;對業務需求如有不清楚或有分歧之處,兩部門需討論決定修改需求描述或退出需求提報。

c) 業務部門、IT部門的需求提報及其審批步驟都需通知規劃管理部門,以便對提報流程進行監控。

d) 業務部門、IT部門擬訂需求申報書時,需使用統一的需求提報模板并填寫各項內容,經對應部門領導審批后再提交給規劃管理部門。

在需求提報模板中要體現:需求原因(項目描述,如立項原因、依據、目標等),建設內容(詳細描述需求內容,如功能、數據、規模等),成本估算(對項目建設的各種費用做綜合估算,如前期費、設備費、服務費等),建設方案(提出項目建設方案建議),進度安排(描述該需求建設時間安排及各子任務各月的形象進度),效益分析(從經濟、業務、管理方面對項目效益做出預期分析),風險分析(從業務、技術、管理3方面分析項目建設可能面臨的風險)。

根據企業組織架構,最終確定需求收集流程涉及的各部門職責分工(見表1)。部門職責劃分后,可從內容完整性、描述清晰性、提交及時性等維度,確立需求收集質量評估標準。

表1 部門職責分工

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3.2 需求評估

使用需求評估標準,從成本、效益、系統等方面對需求進行全面評估,以解決是否需支持該需求問題。需求評估流程主要有以下幾個步驟。

a) 規劃管理部門根據需求內容確定需求評估方式,即是直接根據評估模板得出結果或是基于模板的會議討論,并確定評估計劃和完成時間。

b) 將評估模板分派給各個評估參與部門,各個部門根據職責完成對應評估項的打分。

c) 規劃管理部門匯總各部門的評估結果,并就結果與各部門進行確認。

d) 存在較大分歧時,可采取會議等方式進行二次溝通。如多次溝通仍無法取得統一,需將該需求提交到總經理工作會進行會議討論和決定。

根據IT系統建設需求,可取業務、技術、成本、效益、風險分析等作為需求評估指標。

需求評估模板中要體現填寫說明,即:按指標分派要求,將各評估指標分派給各對應部門進行評估,各部門對各自部門對應的每項指標按評分標準進行評分,規劃部門根據各部門的評分結果進行加權綜合計算得出評估結果。

項目評估分類。按項目估算成本值進行項目分類(如:A類 小于100萬元,B類為100~500萬元,C類大于500萬元)。根據分類級別,取業務分析、技術分析、成本分析、效益分析、風險分析等不同維度進行評估。

根據企業組織結構及分工,確立各相關評估部門的評估項責任分派。

確立需求評分規則。針對每個三級指標以總分5分為準,分別給出4個等級的評分需滿足的詳細指標說明,作為各部門做需求評估時的打分參考。以技術分析指標為例的需求評估見表2。

表2 以技術分析指標為例的需求評估

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3.3 實施策略判定

根據需求內容和評估結果,制定詳細的實施策略(如在哪個系統實現、何時實現、如何實現等)。

a) 使用項目技術方案模板,由規劃管理部門負責編寫技術方案,需求及IT部門提供相關協助。

b) 判斷與IT規劃的符合程度。如不符合,可要求修改技術方案或接受該差異,但要修改IT規劃。

c) 由規劃、需求、IT部門及專家分別根據實施策略評估模板對項目技術方案進行評估。

d) 根據評估結果,對技術方案中不符合要求的部分,由規劃部門進行相應修改后再次提交評估。

e) 對于項目技術方案中提供多個建議方案的,根據評估結果確定較優方案為實施建議方案。

f) 將確定的項目技術方案評估結果交由各參與評估部門確認,確認后將結果交予領導審批。

根據需求提報書內容,從技術和成本2個維度作為實施策略評估指標,對項目進行實施策略評估。

根據企業組織架構,最終確立需求收集流程涉及的各部門職責(見表1)。涉及的任務分工有編寫項目建議書、修改項目建議書、項目建議書審批、評估項目建議書、評估結果確認等,并可根據企業組織架構和分工方式按需調整。

實施策略判定,可從建議書內容完整性、建議書提交及時性、評估完整性、打分一致性、評估及時性等方面予以評價。

3.4 需求審批

需求評估結果和實施策略判定結果需經相關領導審批,以確定項目的最終結果。

a) 在整個需求管理流程中有2次審批過程。需求評估和實施策略判定結果都要經過審批。

b) 審批的任一環節不通過時,都會返回到對應評估環節,并重新進行評估。

c) 評估結果審核通過后,根據評估結果執行相應的操作。

d) 根據經審批的需求評估和實施策略判定結果,對于暫不支持和延緩立項的需求,退出本需求管理流程,并將結果告知需求提交部門。

根據企業組織架構,最終確立需求收集流程涉及的各部門職責(如表1所示)。涉及的任務分工有提交審批、審批需求、審批后續工作等。

審批內容確定后應立即提交相關領導審批,由審批各環節領導給出審批意見。審批意見給出后,相關后續工作(如重新評估、需求內容補充等),需在規定時間內安排開展。

4 結束語

隨著IT系統建設的不斷推進,需求管理可作為項目建設前期評估的重要內容,并能有效地剔除冗余信息,確立系統建設優先級。需求管理流程、模板的統一,也會大大提高IT系統建設效率,有利于企業降低運營管理成本,更好地發揮IT系統的核心支撐作用。

(責任編輯:6g下載網)

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